Efektywna komunikacja w zespole jest jednym z najważniejszych czynników dobrze funkcjonującego biznesu. Nawet najlepsze, najbardziej pomysłowe biznesy z ogromnym potencjałem, będą przynosiły słabe i niezadowalające wyniki, jeśli komunikacja w zespole zawiedzie.
Czym jest komunikacja?
Jest, to szerokie pojęcie, które można rozpatrywać na wielu płaszczyznach. Składają się na nią:
- gestykulacja,
- sposób mówienia,
- kontakt wzrokowy lub jego brak,
- pozycja ciała,
- kanał porozumiewania się, czy jest to spotkanie twarzą w twarz, czy zdalne.
Komunikacja biznesowa jest związana z zarządzaniem zespołem, musi być umiejętnie prowadzona i służyć konkretnym celom.
Dlaczego komunikacja jest tak Istotna?
Najlepsze wyniki osiąga się poprzez ścisłą współpracę, to ona decyduje o harmonii działań i wydajności. Jest równie ważna, jak doświadczenie pracowników. Jakiekolwiek zakłócenia powodują różne problemy i mogą wywołać chaos w organizacji pracy. Pracownicy muszą dokładnie wiedzieć, jakie są ich zadania i za co konkretnie są odpowiedzialni. Nieprawidłowa komunikacja powoduje, że nikt nie wie, co konkretnie ma robić.
Bardzo istotną rolę w komunikacji odgrywa pracodawca, to on musi koordynować zespół i odpowiednio przekazywać wszystkie informacje. Czasami wydaje się, że nie ma potrzeby o czymś mówić, bo jest to oczywiste, zbędne i bezpodstawne. Jest, to błąd, ponieważ to, co dla jednych jest oczywiste, dla innych już niekoniecznie. Z drugiej strony pracownicy lubią być dokładnie o wszystkim informowani, wtedy czują się częścią firmy, bardziej się z nią identyfikują i są bardziej zmotywowani do pracy i osiągania wyznaczonych celów biznesowych.
Specjalne szkolenia zespołu
Są specjalne szkolenia dla firm, które mają wspomóc skuteczną komunikację, nauczyć działania w zespole i bycia jego częścią. Mogą odbywać się w świeżo skompletowanym zespole lub gdy pracodawca zauważy, że komunikacja szwankuje i trzeba coś z tym zrobić, zanim biznes jeszcze bardziej ucierpi. Komunikacja w zespołach w firmie jest jednym z najistotniejszych czynników w biznesie, dlatego trzeba reagować bardzo szybko, jak tylko pojawi się nawet drobny problem.
Takie szkolenia pomagają wypracować:
- własny styl komunikowania się wśród pracowników,
- pokazać problem i nad czym trzeba najbardziej pracować,
- rozwinąć umiejętność komunikacji werbalnej i niewerbalnej,
- we właściwy sposób przekazywać swoje racje i ważne informacje,
- nabyć umiejętność prowadzenia trudnych rozmów,
- zwiększyć skuteczność w zespole,
- poznać techniki, które poprawiają skuteczność w komunikacji.
Jak powinna wyglądać skuteczna komunikacja?
Skuteczna komunikacja zaczyna się od przełożonego
Problemem może być zarówno zły przekaz, jak również niedoinformowanie pracowników. Zdarza się, że z różnych powodów kierownicy zatrzymują informację dla siebie, co jest błędem, ponieważ niedoinformowani pracownicy, są mniej skuteczni. W dodatku czują się pominięci, mniej ważni, a ich motywacja spada, dlatego należy dzielić się wszystkimi informacjami.
Otwarta komunikacja
Dobrze jest co jakiś czas organizować w zespole otwarte dyskusje, gdzie każdy będzie mógł szczerze wypowiedzieć się na istotne tematy. Spostrzeżenia, co by zmienił, co poprawił. Dzięki takiej otwartości można wypracować lepsze rozwiązania, a cały zespół będzie funkcjonował znacznie sprawniej.
Wzajemne zrozumienie
Ważne, aby pracownicy dobrze się rozumieli, ale równie istotne, aby rozumiał ich pracodawca. Co motywuje zespół, a co demotywuje, czy jakiś pracownik jest mniej efektywny i dlaczego.
Jasne zasady i procedury
Każdy zespół potrzebuje procedur, które regulują ich działania, brak takich zasad może wywołać organizacyjny chaos.
Asertywność
Jest ważna w każdym zespole. Należy przejawiać takie stanowisko, aby wszyscy współpracownicy dokładnie wiedzieli, jakie jest zdanie określonej osoby w danej sprawie, pomoże to szybciej rozwiązać ewentualne nieporozumienia, czy wypracować wspólne stanowisko, które zadowoli cały zespół. Ponadto w momencie podejmowania decyzji często bardzo ważnych dla firmy nie mogą mieć na nią wpływ żadne czynniki zewnętrzne.
Przemawianie odpowiednim językiem
Kierownik musi wiedzieć, w jaki sposób przemawiać do swoich odbiorców, jaki rodzaj języka do nich najlepiej trafi. To samo dotyczy komunikacji w zespole. Obejmuje to również kulturę rozmowy, nie należy przerywać drugiej osobie, a swoje ewentualne uwagi przekazywać, dopiero jak skończy mówić. Przekrzykiwanie i narzucanie swoich racji wywoła komunikacyjny chaos.
Częste błędy popełniane w komunikacji zespołowej
- Niespójne komunikaty, które wprowadzają chaos.
- Niekonstruktywna krytyka.
- Przekrzykiwanie się i narzucanie swoich racji.
- Nieprecyzyjne określenie celów i obowiązków.
- Niedzielenie się ważnymi informacjami z innymi członkami zespołu.
- Konflikty w zespole.
Komunikacja w zespole to kluczowy czynnik udanego biznesu i realizacji założonych planów, dlatego trzeba zrobić wszystko, aby była jak najlepsza. Dobry zespół jest zgrany, zmotywowany, a każdy wie, jakie ma obowiązki do wykonania i dobrze je realizuje.
